¿Qué cambios introduce la reforma del registro horario y qué impacto tendrá realmente en el día a día de autónomos y pymes?
Creo que es importante diferenciar entre lo que las empresas ya tienen que cumplir y las novedades que se están planteando. Actualmente, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada, con la hora concreta de inicio y finalización, y conservar esos registros durante cuatro años.
Lo que se está planteando ahora es avanzar hacia un registro de jornada más digital, accesible y trazable. Para una pyme, esto puede suponer un cambio en la forma de gestionar el día a día, pero también una oportunidad para dejar atrás procesos manuales, reducir errores y ganar visibilidad sobre el equipo, evitando hojas de cálculo o registros que después hay que revisar uno a uno.
La clave estará en que el sistema se integre de forma natural en la rutina de la empresa. Fichar debería ser algo sencillo y rápido, no una tarea administrativa más.
¿Cuáles son las principales obligaciones que deberían conocer desde ya las pequeñas empresas para estar preparadas ante la entrada en vigor del nuevo sistema?
Lo primero es no esperar a que llegue una nueva obligación para ordenar algo que ya forma parte de la gestión laboral de cualquier empresa. Pero lo que deben conocer las pequeñas empresas sobre el nuevo sistema de registro diario de jornada es que además de ser obligatorio debe recoger, de forma 100% digital, el inicio y el final de la jornada, así como las pausas o descansos, de forma trazable y que no pueda ser manipulado de forma fraudulenta. Además, la empresa debe conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
También es importante que el sistema elegido permita corregir incidencias, dejando constancia de qué se ha modificado y por qué. Es un aspecto que muchas veces se pasa por alto y que resulta fundamental cuando hablamos de trazabilidad.
¿Existe el riesgo de que las pymes perciban esta reforma como una obligación burocrática más? ¿Cómo se puede conseguir que el registro horario sea realmente una herramienta de gestión?
Sí, ese riesgo existe cuando el registro se entiende únicamente como una obligación que hay que cumplir. Pero creemos que puede tener mucho más valor para una pyme.
Un buen sistema de control horario permite saber cómo se distribuye realmente el tiempo de trabajo, reducir tareas manuales, evitar errores, detectar horas extra, identificar incidencias y gestionar mejor vacaciones y ausencias. Al final, se trata de convertir un dato que la empresa tiene que registrar en información que le ayude a organizarse.
Por eso, para nosotros es importante que el control horario no sea una herramienta aislada. En Billivo, por ejemplo, buscamos que el empresario pueda gestionar desde un mismo entorno diferentes procesos administrativos y laborales, de una forma sencilla y sin añadir complejidad al día a día.
¿Qué debería buscar una pyme a la hora de elegir una herramienta de control horario? ¿Qué funcionalidades considera imprescindibles?
Lo primero es que sea fácil de utilizar tanto para la empresa como para las personas trabajadoras. Si fichar requiere demasiados pasos, tarde o temprano aparecerán errores o registros incompletos.
A partir de ahí, hay varias funcionalidades que considero especialmente importantes: registro de entradas, salidas y pausas; gestión de vacaciones y ausencias; avisos cuando falta un fichaje; posibilidad de corregir errores dejando un histórico de los cambios; acceso sencillo a los registros y generación de la información que la empresa pueda necesitar.
También es importante que sea una solución útil, que pueda adaptarse a diferentes formas de trabajar, incluido el trabajo a distancia o los horarios flexibles.
Y añadiría algo que a veces se olvida: la herramienta tiene que evolucionar con la normativa. Una pyme no debería tener que cambiar de sistema cada vez que aparece una nueva obligación.
Uno de los principales temores de las pymes cuando llega una nueva obligación es el coste de adaptación. ¿Qué inversión debería prever una pequeña empresa para digitalizar correctamente estos procesos?
Es una pregunta que nos hacen mucho, y la buena noticia es que la inversión real es mucho menor de lo que la pyme suele imaginar.
En Billivo creemos que digitalizarse no debería ser un gasto añadido cada vez que llega una nueva obligación normativa, sino una decisión que se toma una sola vez y que después absorbe lo que venga. Por eso hemos diseñado la plataforma como una suite integral: facturación compatible con VeriFactu, control de gastos, control horario y el resto de herramientas empresariales conviven en una única solución, pensada tanto para la legislación vigente como para la que entrará en vigor en los próximos meses.
Esa integración es precisamente lo que reduce el coste real de adaptación. Cuando una pyme tiene que ir sumando aplicaciones sueltas para cada obligación —una para facturar, otra para gastos, otra para fichar— el coste no es solo económico, es también de tiempo, de formación y de errores por falta de conexión entre sistemas. Al tenerlo todo aglutinado en una única plataforma, esa fricción desaparece.
Un ejemplo concreto: el control horario, que muchas pymes ven como un coste adicional por empleado, en Billivo lo hemos incorporado de forma gratuita para los primeros 50 empleados, sin coste extra por trabajador. No es una promoción puntual, es parte de cómo entendemos que debe ser una plataforma de gestión pensada para autónomos y pymes.
Al final, digitalizar no es solo cumplir con una obligación: es automatizar procesos e innovar en cómo se gestiona el negocio. Esa es la inversión que de verdad importa, y es la que devuelve tiempo y tranquilidad a la pyme, no la que solo añade una línea más al gasto mensual.
Si tuviera que resumir en una recomendación la preparación de una pyme ante los próximos cambios normativos, ¿cuál sería?
Mi recomendación sería muy sencilla: no esperar al último momento y empezar por ordenar los procesos que ya son obligatorios.
Las pymes no necesitan convertirse de repente en grandes departamentos administrativos. Necesitan herramientas sencillas que les permitan cumplir, tener la información controlada y dedicar el menor tiempo posible a tareas que no aportan valor al negocio.
La digitalización puede ayudar precisamente a eso: a que adaptarse a los cambios normativos no signifique añadir más trabajo, sino aprovecharlos para mejorar la gestión diaria de la empresa.
