Para simplificar este proceso, Billivo lanza Billivo Gastos, una herramienta que permite digitalizar tickets y facturas para mantener toda la información organizada en un único lugar. Esta nueva solución se suma a las funcionalidades de facturación electrónica y control horario que ya ofrece la plataforma.
El funcionamiento es sencillo. El usuario puede hacer una fotografía del ticket desde el móvil o subir una factura en PDF. La tecnología OCR reconoce automáticamente los principales datos del documento, como el proveedor, la fecha, el importe o el IVA. Después, solo es necesario revisar la información y guardar el gasto.
De esta manera, los justificantes dejan de depender del papel, de diferentes carpetas o de los correos electrónicos y quedan disponibles para consultarlos cuando sea necesario. Además, Billivo Gastos incorpora digitalización certificada, conservando los documentos de forma íntegra en línea con lo establecido en la Orden EHA/962/2007 sobre digitalización certificada de facturas y documentos.
“Muchas veces, el problema no está en tener muchos gastos, sino en no tenerlos bien organizados. Cuando los tickets se acumulan y la información está repartida en distintos sitios, una tarea sencilla puede acabar llevando mucho más tiempo del necesario. Lo que buscamos es precisamente facilitar el día a día y que el usuario pueda tener sus gastos controlados sin complicaciones”, explica Antonio Valladares, CEO de Code10, consultoría tecnológica creadora de Billivo.
Mayor control sobre los periodos de gastos
Para quienes necesitan llevar un control más exhaustivo de la documentación, Billivo permite cerrar periodos de gastos para evitar que se modifique información que ya ha sido revisada. La herramienta genera además una copia de seguridad firmada.
La plataforma también ofrece la posibilidad de preparar un paquete con firmas digitales cuando sea necesario aportar la documentación en procesos de auditoría o ante una Inspección de Hacienda.
Gestión de gastos para equipos
En los negocios en los que varias personas generan gastos, cada empleado puede registrar los suyos desde su propio dispositivo. El sistema permite adaptar los permisos a cada usuario para que pueda acceder únicamente a la información que necesita.
Esta posibilidad permite centralizar la documentación sin que todos los trabajadores tengan acceso a la totalidad de los gastos de la empresa, facilitando una gestión más organizada cuando intervienen diferentes personas o departamentos.
Registrar los gastos para evitar tareas de última hora
La propuesta de Billivo parte de una idea sencilla: no dejar la gestión de los gastos para después. Tener los justificantes registrados y organizados a medida que se producen permite ahorrar tiempo, evitar búsquedas de última hora y conocer en todo momento cómo evolucionan los costes del negocio.
En este sentido, la digitalización de tickets y facturas permite trasladar una tarea administrativa que tradicionalmente se ha realizado de forma manual a un entorno digital, con la información centralizada y disponible para su consulta.
Para los negocios que quieran comenzar a simplificar esta gestión, Billivo Gastos ofrece una demo con la que pueden conocer el funcionamiento de la herramienta y comprobar cómo puede adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio.
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